Утверждение первичных документов

Каждый отдельный факт хозяйственной жизни предприятия должен быть оформлен при помощи первичных документов. Это правило оговорено в девятой статье ФЗ №402-ФЗ от 06.12.11 г. Данный документ предъявляет ряд требований к «первичке».

Прежде всего, следует знать, что налоговые органы не могут устанавливать обязательные формы таких документов. Отсюда следует, что рассчитанную предприятием базу для налогов необходимо подтверждать – в том числе и бухгалтерскими первичными документами. Но для того, чтобы «первичка» была признана правомерной, она должна содержать ряд обязательных реквизитов, таких как название документа, дата, описание факта хоздеятельности, указание натуральных либо денежных показателей. Помимо этого на документе необходимо проставить название организации, указать должности ответственных лиц с проставлением всех необходимых подписей. Все это закреплено нормами 9 статьи вышеназванного закона.

Если предприятие само разрабатывает формы «первички», взяв за основу типовые формы, в них могут содержаться и дополнительные данные. По словам финансистов, законодательство не ограничивает организации включать в первичные документы такие сведения.

Нередко возникают ситуации, когда предприятие может составить единую форму, взяв за основу несколько других. Пример такого документа был предложен финансистами. Данная форма представляла собой универсальный передаточный документ и носила рекомендательный характер. В ее основу положена форма счета-фактуры, а также обязательных документов, применяемых при передаче материальных ценностей. Налоговики считают, что подобная форма документа позволит предприятию не только учитывать факт хозоперации, но и подтвердить затраты и использовать право на вычет при НДС. Аналогичную универсальную форму предприятие может разработать самостоятельно, соблюдая требования Закона №402-ФЗ.

Первичные документы составляются по тем формам, которые определяет руководитель. Утверждение проходит по представлению бухгалтера либо главного бухгалтера. В данном случае необходимо уточнить следующее: руководитель предприятия должен утвердить формы, а также определить состав первичных документов и перечень лиц, которым предоставлено право их подписи.

На практике разработкой форм обычно занимается бухгалтерия, после чего их утверждает руководитель. Само утверждение оформляется приказом либо распоряжением, или же выпуском самостоятельного внутреннего документа, который посвящен данному вопросу организации первичного документооборота. Полный перечень утвержденных форм «первички» должен быть включен в качестве приложения в учетную политику. Не следует забывать про разработку графика документооборота, в котором следует указать ответственных за составление каждого вида документов, количество составляемых экземпляров и прочие вопросы.

На предприятии могут применяться не только формы, которые разработаны им самостоятельно, но и унифицированные, или типовые. Кроме того, применяются также формы, которые приняты органами негосударственного регулирования бухучета и прочие документы рекомендательного характера. Ряд унифицированных документов имеет обязательный характер применения. Прежде всего, это те формы, которые устанавливаются и регулируются НПА, утвержденными на основе законодательства (кассовые книги, кассовые ордера, платежные ведомости и др.).